Adatvédelmi tájékoztató üzleti partnerek részére

1. Adatkezelő neve:

RENTIME Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság

2. Adatvédelmi tisztviselő:

Adatkezelő nem nevezett ki adatvédelmi tisztviselőt, mivel arra a hatályos jogszabályok alapján nem köteles.

3. Adatkezelő elérhetőségei:

RENTIME Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság

Haag Róbert János ügyvezető

cím: 1097 Budapest, Kén utca 1.

e-mail: info@rentime.hu

Tel: +36 1 347 0571

4. Adatkezelés célja és jogalapja:

Az adatkezelésünk jogalapjai az alábbiak:

a) a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerint a felhasználó megfelelő tájékoztatáson alapuló önkéntes hozzájárulása az adatkezeléshez (a továbbiakban: Hozzájárulás);

b) a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerint az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben a Felhasználó, mint érintett az egyik fél (a továbbiakban: Szerződés teljesítése)

c) a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (mint például számviteli, könyvviteli, jogi kötelezettség teljesítése) (a továbbiakban: Jogi kötelezettség teljesítése)

d) a GDPR 6. cikk (1) bekezdés d) pontja szerint az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges (a továbbiakban: Létfontosságú érdek);

e) a GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pontja szerint az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges (a továbbiakban: Közérdek);

f) a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerint az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges (a továbbiakban: Jogos érdek)

Részletesen az alábbiakban:

Adatkezelés célja                                                           Adatkezelés jogalapja

Üzleti, kereskedelmi/marketing kapcsolat létesítése, teljesítése vagy megszüntetése

Szerződéses kapcsolat létesítése és teljesítése

Az ajánlatot kérő személyek adatainak kezelése

GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: ajánlat adása, szerződés létrehozatala

A kereskedelmi tevékenység végzése során történő adatkezelés

Ügyfél esetében: GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: Szerződés teljesítése

Marketing célú megkeresés, hírlevél küldés esetén történő adatkezelés

GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont: érintett hozzájárulását adta személyes adatainak kezeléséhez (név, e-mail cím) a hozzájárulás visszavonásáig

A szerződött Ügyfelek kapcsolattartói adatainak kezelése

GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont: Jogos érdek (név, telefonszám, e-mailcím, beosztás)

A www.rentime.hu honlappal kapcsolatos automatikus adatgyűjtés során kezelt adatok

GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont: az adatkezelés az adatkezelő jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges (IP cím, ország, használt böngésző, eszköz és operációs rendszer típusa és verziószáma, nyelvi beállítások, látogatás időpontja, honlap látogatási adatok (megtekintett oldalak, eltöltött idő, kattintások, megnyitások)

Beszállítók kapcsolattartó adatainak kezelése

GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont: Jogos érdek (név, telefonszám, e-mailcím, beosztás)

Megbízókra és szerződő partnerekre vonatkozó szerződések, számlák és könyvelés kezelése

Szerződéses kapcsolat létesítése és teljesítése

Ügyfélkapcsolatok vizsgálata: tanulmányok, felmérések és termékvizsgálatok elvégzése

Adatkezelő jogos érdeke az Intellyo által kínált termékek és szolgáltatások javításával kapcsolatban

Késedelmes fizetések, viták kezelése

Az Adatkezelő jogos érdeke a fizetéssel kapcsolatos jogsértésekkel szemben való fellépéssel kapcsolatban, illetve az Adatkezelő jogainak jogi úton való megvédése

Versenyek, nyereményjátékok vagy bármilyen promóciós kampány rendezése

Az érintett hozzájárulása

A termékekre, szolgáltatásokra vagy tartalmakra vonatkozó vélemények kezelése

Jogos érdek az Adatkezelő által kínált szolgáltatások javítása céljából

A hozzáféréshez, helyesbítéshez és tiltakozáshoz való jog érvényesítésére vonatkozó kérelmek kezelése

Az adatkezelésből fakadó jogi kötelezettség teljesítéséhez

Lista fenntartása azokról, akik nem kívánják, hogy részletesen átvilágítsák őket

Jogi kötelezettség (az adatkezelés szükséges jogi kötelezettség teljesítéséhez)

5. Kezelt adatok köre[1]:

RENTIME különböző adatokat kezel partnereiről, függően az üzleti kapcsolatuk jellegétől, a köztük létrejött szerződéses tartalmától és a vonatkozó jogszabályok előírásaitól.

A kezelt adatok köre magában foglal(hat)ja az alábbiakat: név, képviselt cég neve (szállító cégé is), beosztás, telefonszám, e-mail cím, aláírási címpéldányban szereplő személyes adatok, utolsó 3 havi saját névre szóló havi közüzemi számla (víz, villany, gáz, telefon…), kamerafelvételek.

Tájékoztatjuk, hogy amennyiben a bérleti jogiszony létesítéséhez, fenntartásához, megszüntetéséhez, az ezekkel kapcsolatos jogosultságok bizonyításához vagy kötelezettségek elismeréséhez Öntől nyilatkozat beszerzése szükséges, úgy a nyilatkozat beszerzése során a RENTIME Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság minden esetben felhívja figyelmét a nyilatkozaton megadott adatokkal kapcsolatosan az adatkezelés tényére, jogalapjára, céljára. Amennyiben a nyilatkozat érvényességéhez okmány bemutatása szükséges (pl.: személyi igazolvány, lakcímkártya stb.), úgy a RENTIME Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság semmilyen módon nem kezeli az okmány adatait és/vagy képét, hanem a RENTIME Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság arra jogosult munkavállalója aláírásával tanúsítja az okmány bemutatását és annak érvényességét.

6. Adattárolás határideje:

A szerződéses jogviszonyból fakadó jogosultságokkal és kötelezettségekkel kapcsolatosan a jogviszony megszűnéséig, az abból származó jogok és kötelezettségek elévüléséig, illetve őrzési időről rendelkező jogszabályok által előírt ideig kezeljük személyes adatait.

A marketingtevékenység keretében gyűjtött adatokat az Adatkezelő a jogviszony megszűnésétől számított jogszabályban rögzített határidőig vagy az érintett hozzájárulásának visszavonásáig kezeli.

7. Adattovábbítás és adatfeldolgozók:

Tájékoztatjuk, hogy a RENTIME az adatkezelés során adatfeldolgozót vehet igénybe. Ebben az esetben a RENTIME partnereihez köthető személyes adatokat az adatkezelés céljának megvalósítására az adatfeldolgozó részére továbbítjuk, és szavatoljuk, hogy ilyen esetben a személyes adatokat az adatfeldolgozó kizárólag a 4. pontban leírt célból dolgozza fel. Az adatfeldolgozó személyéről tájékoztatást adunk.

A RENTIME partnereihez köthető személyes adatokat az EU-ban tároljuk, és nem kerülnek harmadik országba továbbításra.

A RENTIME a személyes adatokat az alábbi címzettek részére továbbíthatja:

-         partnerek részére;

-         a követeléskezelés részeként hivatalos szervek, bírósági tisztviselők és egyéb hivatali minőségében eljáró személyek részére.

A személyes adatokhoz az alábbi személyek férhetnek hozzá:

-         a RENTIME Kft.-vel megbízotti, vagy munkavállalói jogviszonyban álló személyek;

-         könyvelő;

-         jogi képviselő.

8. Érintetti jogok:

Kérésére tájékoztatjuk személyes adatainak kezeléséről és az adatkezelés körülményeiről Adatkezelő felhívja az érintettek figyelmét, hogy az érintettek tájékoztatás kérésüket, valamint egyéb jogaik gyakorlását – ha azt jogszabály ki nem zárja – az info@rentime.hu e-mail címre küldött nyilatkozattal tehetik meg. Az Adatkezelő a nyilatkozatot a beérkezéstől számított legrövidebb időn, de maximum 15 napon belül megvizsgálja és megválaszolja, valamint megteszi a szükséges lépéseket a nyilatkozatban, a Szabályzatban, valamint jogszabályban foglaltak alapján.

Kérésére hozzáférést biztosítunk a kezelt személyes adataihoz és az adatkezeléshez kapcsolódó információkhoz és biztosítjuk az adathordozhatósághoz való jog érvényesítését.

Kérésére pontatlan adatait helyesbítjük, kiegészítjük.

Kérésére azon személyes adatait, amelyek megőrzésére nincs jogszabály által előírt kötelezettségünk, töröljük.

Kérésére és a vonatkozó jogszabályok által lehetővé tett esetekben személyes adatainak kezelését korlátozzuk.

9. Hatósághoz fordulás joga:

Az adatkezeléshez kapcsolódó jogorvoslati lehetőséggel, panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál lehet élni:

Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11

Honlap: http://www.naih.hu

Az érintetteket megilleti a bírósághoz fordulás joga is. A panaszával kapcsolatban eljárni illetékes bíróság:

Fővárosi Törvényszék      Cím: 1055 Budapest, Markó utca 27. A pert az érintett - választása szerint - a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja.

10. Mit teszünk, ha adatvédelmi incidens következik be nálunk?

A jogszabályoknak megfelelően bejelentjük a felügyeleti hatóságnak az adatvédelmi incidenst a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül, és nyilvántartást is vezetünk az adatvédelmi incidensekről. A jogszabály által meghatározott esetekben pedig az érintett felhasználókat is tájékoztatjuk róla, valamint incidenskezelési szabályzatunknak megfelelően járunk el.

11. Ki és hogyan módosíthatja az adatkezelési tájékoztatót és hol, hogyan tesszük ezt közzé?

Az Adatkezelő bármikor egyoldalúan jogosult a jelen adatkezelési tájékoztatót módosítani. Az Adatkezelő az adatkezelési tájékoztató módosítását a módosításokkal egységes szerkezetbe foglaltan a www.rentime.hu honlapon, külön menüpontban történő megjelenítésével teszi közzé. A Felhasználókat és az Ügyfeleket kérjük, hogy minden honlap látogatás esetén olvassák el figyelmesen az adatkezelési tájékoztatót.

A jelen adatkezelési tájékoztató a Honlapon folyamatosan elérhető. A Felhasználók és az Ügyfelek a jelen adatkezelési tájékoztatót a Honlapon megnyithatják, azt megtekinthetik, kinyomtathatják, lementhetik, azonban azon nem módosíthatnak, erre csak az Adatkezelő jogosult.

12. Hogyan vonatkozik a Felhasználóra és az egyéb érintettekre az adatkezelési tájékoztató?

Az Ügyfél a szolgáltatásra vonatkozó szerződés megkötésével, illetve annak megrendelésével minden további jognyilatkozat tétele nélkül automatikusan tudomásul veszi a jelen adatkezelési tájékoztatóban foglaltakat. Egyéb Partnereink a szerződés megkötésével együtt minden további jognyilatkozat tétele nélkül automatikusan tudomásul veszik a jelen adatkezelési tájékoztatóban foglaltakat.

13. Hogyan biztosítjuk adatai biztonságát?

A munkavállalóinkat az adat- és információbiztonság követelményeire vonatkozóan rendszeresen oktatjuk, képezzük. A személyes adatokat általunk bérelt, felhő alapú szervereken, továbbá az Adatkezelő számítógépeinek merevlemezein tároljuk, amelyhez szigorú jogosultságkezelési szabályok alapján csak korlátozott személyi, alkalmazotti kör férhet hozzá.

A dokumentumkezelő rendszerben tárolt adatokhoz, dokumentumokhoz hozzáférés csak jelszóval és megfelelő jogosultsággal lehetséges. Lokál gépeink használata jelszóhoz kötött.

Szervereink őrzött szervertermekben kerültek elhelyezésre, ahol a víz, tűz- és behatolás védelem biztosított.

Informatikai rendszereinket időről időre, visszatérően és rendszeresen teszteljük és ellenőrizzük az adat- és IT biztonság megteremtése és fenntartása érdekében.

Az irodai munkaállomások jelszóval védettek, idegen adathordozó használata korlátozott és csak biztonságos körülmények között, ellenőrzést követően megengedett.

Az Adatkezelő valamennyi rendszerére, rendszerelemére kiterjedő, rendszeres és folyamatos kártékony szoftverek elleni védelem biztosított.

A programok, alkalmazások és eszközök tervezése és üzemeltetése során a biztonsági funkciókat kiemelten és elkülönítetten kezeljük.

Az információs rendszer biztonságát érintő adatok (pl. jelszavak, jogosultságok, naplók) védelméről a hozzáférési jogosultságok kiosztásánál gondoskodunk.

Az adatokról naponta biztonsági mentés készül és azokat 6 napig tároljuk, a heti biztonsági mentéseket 4 hétig tároljuk. Szervereink redundánsak, és teljes backupot jelentenek. A biztonsági mentésekhez csak szűk jogosultsági kör férhet hozzá.

Az elektronikus úton továbbított üzenetek, állományok tekintetében a biztonságos adatcsere követelményének teljesítéséhez biztosítjuk az adatok integritását mind a (kommunikáció) vezérlő, mind a felhasználói adatokra.

Az adattovábbításra használt hálózat esetében a biztonsági szintnek megfelelő módon biztosítjuk az illegális rácsatlakozás és a lehallgatás megakadályozását.

Az iratkezelés során is betartjuk az adatbiztonság követelményeit.

A fizikai adatbiztonság megteremtése érdekében biztosítjuk nyílászáróink megfelelő záródását és védelmét, szigorú látogatási és belépési előírásokat alkalmazunk a látogatókra vonatkozóan.

Az adathordozó eszközök elhelyezésére szolgáló helyiségeket úgy alakítottuk ki, hogy elegendő biztonságot nyújtsanak illetéktelen vagy erőszakos behatolás, tűz vagy természeti csapás ellen. Az adatátvitelre, valamint mentésre, archiválásra használt adathordozók tárolása pedig csak megbízhatóan zárt helyen történhet.